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Shibuya.JS 運営について

なにやら運営(費)について書くのがブームなようで、Shibuya.JS のテクニカルトークなどの開催をどんな感じで行っているかを書いてみます。
主に100人強の、大きくはない規模のイベントですが、今後イベントを開こうと思ってる人の参考になれば幸いです。

運営・企画

初回はスピーカを集めるところからでした。自分の知り合いや、この人にしゃべってもらえたら面白そう!という方々に連絡しました。そしてミーティング。ミーティング会場は、会社の会議室を貸してもらって行いました。そこでホワイトボードに自分の話したいこと、誰かに話してもらいたいこと、むしろ誰かこれについて喋って!のようなことを書きます。それをたたき台として、その後は qwik.jp の ML + Wiki を活用し、誰が何分、どんなことについて話すかを決めていきます。

二回目からのトークは、qwik にこれぐらいの時期にイベント開こうと思うので、いついつミーティングを開くので、qwik の出欠ページに書いてね、と連絡し、ミーティングを開催します。ML に流した次週にミーティングを開いても、ほとんどの人が集まってくれて、みんなヒマ忙しいところ時間を作ってくれてありがとう!

またミーティングでは、必ず明後日の方向にずれていくので修正が必要です。前回はなぜか途中から JavaScriptJavaScript VM のソースを読む会とかが開催されてました。おまえら JavaScript 好きすぎです。

ミーティング後の呑み会も重要で、ここで思わぬ脱線した話題からトークが決まったり決まらなかったりします。

と、一回のイベントにつき、一度だけリアルでミーティングを開いてます。最終的なスケジュールは qwik のページで決定します。

会場

毎回デジハリさんや IIJ さんにお世話になっています。このようなイベントでは、100人+規模ぐらい無料で会場を貸してくださる会社もあるので、知り合いの方を通じて話してみるとよいかと思います。
50 人ぐらいまでの規模でしたら、結構な会社の会議室などで開催が可能だと思います。

会場での運営・司会進行

基本的に司会は Shibuya.JS の幹事マンに、と運営メンバーにやってもらってます。会場での受付や案内は会場を貸してくださっている方や、運営メンバーやスピーカ、もしくは参加者のボランティアの方にお願いしています。

制作費

たぶん今まで一番制作にお金がかかったのが、id:kusigahamaプレゼンツールでは無いかと思われます。半紙や墨汁代とか。

ノベルティ

はてなガムを配り放題です。ちなみに旧ロゴまだまだ残ってるよ!

タイムスケジュール

受付で配っているタイムスケジュールは、幹事マンが当日作って印刷してどこかでコピーして持って行きます。こないだはコピーに時間がかかって遅刻しそうに…。
ちなみに wiki 上で、発表内容の正式タイトル書いておいてね、とまとめページに書いてあるのですが、当日まで正式タイトルが決まってなかったり、当日タイトル変更しても良い?とか云われるので注意が必要です。

会費

ミーティングやトーク終了後、スピーカ同士で呑み会があるのですが、もちろん決まって自腹です。のみすぎにちゅうい。ときたまヌルいビールが置いてある会社*1で呑んだりもします。

人件費

id:amachang収入・出費は0円と書いていますが、スピーカの人たちは交通費を考えるとむしろマイナスです。交通費すら基本的には出ないので…。

中継

前回は IIJ/i-revoさん、ウタゴエさん、デジハリさんの協力により、無料で中継、その後の配信を行うことができました。声をかけていただいてありがとうございます。

その他雑費

  • サーバ代
    • レンタルサーバでなく、自分のサーバで行ってます。ときたま落ちてごめんなさい…。
  • 参加フォーム
    • Rails(というか typo 上に実装)と JS で作りました。Rails を使うと何かが 10 倍らしいので、つまりタダみたいな物だと思います。

会場や運営など、協力してくれている方々がいないと今までの Shibuya.JS の開催はあり得ませんでした。快く協力してくださった方々、ほんとにありがとうございます。あと毎回様々なところに連絡している、竹迫さん、nagayamaんありがとう!

これぐらいな規模の手弁当イベントなら、愛さえあればタダで!あらかじめ有料会場を借りるような大きいイベントは、会計が本当に大変なので(Ruby 会議の id:moro さんを見ていて思った)、それだけでも別次元の運営の大変さがあるとは思うのですが、Shibuya.JS 規模のイベントなら、情熱さえあれば無料での開催が可能だと思うので、みなさんも面白いイベントを開いてくれると嬉しいです。いろんなイベントに参加したい!

*1:弊社ではない